„Предоставяне на техника под наем за печат, копиране, сканиране и изпращане на факс в структурата на Агенция „Митници“ и развитие и въвеждане на институционална архитектура на Агенция „Митници“ по отношение на система за дигитални архиви (СДА)“

Предмет на възлагане с настоящата поръчка е: „Предоставяне на техника под наем за печат, копиране, сканиране и изпращане на факс в структурата на Агенция „Митници“ и развитие и въвеждане на институционална архитектура на Агенция „Митници“ по отношение на система за дигитални архиви (СДА)“.

Предметът и обемът на обществената поръчка включва изпълнението на следните дейности:

1. Основна дейност 1: „Предоставяне на техника под наем за печат, копиране, сканиране и изпращане на факс в структурата на Агенция „Митници“. По време на изпълнение на дейността ще се извърши:

а) Осигуряване на описаните в Техническата спецификация – Таблица № 1 количества устройства, които да обезпечават нуждите на структурата на Агенция „Митници“ от печат, копиране, сканиране и изпращане/получаване на факс без ограничение в обемите документи, които ще се генерират през периода, за който устройствата са отдадени под наем. Съдържащите се в Таблица № 1 количества са ориентировъчни (прогнозни) и в тях може да настъпи промяна по преценка и в зависимост от конкретните потребности на Възложителя, като Възложителят може да не поръча всички обявени количества или да заяви повече от прогнозния брой за всички или за някой от типовете устройства в рамките на срока за изпълнение на този Договор;

б) Осигуряване на хардуерно – софтуерно решение за наблюдение, анализи и отчетност;

в) Първоначално разпределение и доставка на устройствата, съгласно описаното в „Разпределение на устройствата по локации“ – Приложение № 1 към Техническата спецификация (в това число инсталация на драйвери на 3362 потребителя);

г) Обучение на потребителите и администраторите за работа с устройствата;

д) Осигуряване на непрекъснатост на достъпа до дейностите по печат, копиране, сканиране и изпращане/получаване на факс, включително и в ГКПП с работен режим (24х7);

е) Осигуряване на резервираност на решението (пренасочване на печата към друго устройство до отстраняване на възникнал сервизен или друг инцидент), в това число осигуряване на оборотно устройство при необходимост от ремонт на устройството в оторизиран сервиз;

ж) Система за наблюдение и управление на устройствата, с цел тяхното обслужване и поддръжка;

з) Възможност за увеличаване/намаляване на броя на използваните устройства за периода на обслужване;

и) Възможност за разместване на вече въведени в експлоатация устройства, според промените в потребностите на Агенция „Митници“ за периода на обслужване;

й) Извеждане на устройствата от експлоатация, след приключване на Договора;

2. Основна дейност 2: „Aнализ и опис на наличните документни масиви на хартиен и електронен носител в архивните фондове на Агенция „Митници“. По време на изпълнение на дейността ще се извърши:

а) изготвяне на анализ на всички типове документи, налични в архиви;

б) опис на архивните фондове и извеждане на обеми в брой хартиени носители към типове документи, версии, формати, тип съдържатели, състояние на хартиените носители и местоположение по локации/звена в Агенция „Митници“;

в) изработване на доклад, съдържащ цялостен опис на архивните фондове на Агенция „Митници“ с териториално разпределение, количествен и качествен състав. Анализът трябва да включва детайлно описание на количествения състав по типове документи, версии на документи, начин на подвързване, състояние на хартията, формат на хартиения носител и териториално разпределение;

3. Основна дейност 3: „Развитие на Институционалната архитектура на Агенция „Митници“ по отношение на система за дигитални архиви“, включваща:

а) Развитие на Бизнес Архитектура – Определяне на бизнес стратегията, управлението, организацията и дефиниране, и моделиране на бизнес процеси, по отношение на система за дигитални архиви, в съответствие с Методиката ADM (Architecture Development Method);

б) Развитие на Архитектура на Данните – Описване на структурата на данните, логическото и физическото им представяне, както и средствата за тяхното управление, по отношение на система за дигитални архиви, в съответствие с Методиката ADM (Architecture Development Method);

в) Развитие на Архитектура на Приложенията – Дизайн на модел за отделните приложения и модули, по отношение на система за дигитални архиви, в съответствие с Методиката ADM (Architecture Development Method), както и връзката им с основните бизнес процеси на организацията;

г) Развитие на Технологична Архитектура – Описание на софтуерните и хардуерни възможности, които се изискват, за да осигурят въвеждането в експлоатация и коректна работа на услугите, свързани с бизнеса, данните и приложенията, по отношение на система за дигитални архиви, в съответствие с Методиката ADM (Architecture Development Method). Това включва ИТ инфраструктура, мрежи, комуникации, софтуер, обработка, стандарти и др.;

4. Основна дейност 4: „Въвеждане на Институционалната архитектура на Агенция „Митници“ по отношение на система за дигитални архиви“. В рамките на дейността ще бъде разработена, изградена и внедрена информационна система, с помощта на която хартиените документи ще бъдат сканирани и съхранени с дигитални средства. Софтуерът ще обезпечи процеса по цялостната обработка на информацията от сканираните документи, както и последващо търсене по различни признаци:

а) Компоненти на системата:

а.1) OCR (Optical Character Recognition – оптично разпознаване на символи) - OCR функционалността ще позволи автоматичното разпознаване на текст от сканирани хартиени документи, лабораторни протоколи, сертификати, формуляри и други документи, използвани в ежедневната работа, както и да се елиминира необходимостта от ръчно въвеждане на информация, което ще намали риска от човешки грешки и значително ще съкрати времето за обработка;

а.2) DMS (Document Management System – система за управление на документи) - DMS ще служи като централизирана платформа за съхранение, категоризация, индексиране и контрол на достъпа до електронните документи. Системата ще улесни намирането на нужната информация чрез интелигентно търсене и ще поддържа история на редакциите, като осигурява пълна проследимост на промените. Това е особено важно в лабораторна среда, където точността, надеждността и сигурността на данните са от съществено значение,

Комбинацията на тези две технологии, работещи в синхрон, ще осигури цялостно дигитализиране, структуриране и управление на документопотока, като улесни проследимостта и спазването на нормативните изисквания в контекста на различните процедури;

б) Първоначално сканиране и дигитализиране на хартиените архиви;

в) Възможност за търсене (по различни характеристики на документа като минимум по вид, дата, елементи в документите, дефинирани от АМ) и достъп до информация;

г) Предоставяне на оторизирани потребители достъп до набор от стандартни (предефинирани) справки (с пълно текстово търсене), които обхващат различни елементи и обекти в процеса, ще открива информация в структурирани и неструктурирани данни и ще извършват филтриране и експорт;

д) Допълнителни функционалности - ще се разработи функционалност на ниво приложение за одит на потребителските действия в системата; ще се осигури възможност за изготвяне и използване на шаблони за често срещани документи;

е) Интеграция със Система за управление на идентичностите и достъпа (СУИД);

ж) Интеграция с Лабораторната информационна система (LIMS – Laboratory Information Management System);

з) Интеграция с деловодната система Eventis R7;

5. Основна дейност 5: "Дигитализация на хартиения архив и импортиране в изградената система“. По време на изпълнение на дейността ще се извърши:

а) Пълна дигитализация на хартиените документи;

б) Периодична дигитализация на документите, които постъпват през следващите периоди;

6. Основна дейност 6: „Обучение на 30 служители на АМ (25 потребители и 5 администратори) за работа с реализираните функционалности по отношение на система за дигитални архиви“, разпределени, както следва:

а) Обучение на 25 потребители на Агенция „Митници“;

б) Обучение на 5 администратори на Агенция „Митници“;

7. Прехвърляне на правата на интелектуална собственост върху Софтуерните продукти/Системата;

8. Гаранционна поддръжка на разработените Софтуерни продукти в съответствие с процесите съгласно ITIL 4 или по-висока актуална версия, като се съобрази спецификата при Възложителя.